Přílohy a kontrolní kopie e-mailů v PrestaShopu
Objednávkové e‑maily mohou vedle informace o stavu obsahovat také obchodní dokument, fakturu nebo dodací list. Jinou potřebu má obchod, který chce získat interní kopii odchozí komunikace. Tyto dvě funkce je lepší řešit odděleně, protože mají jiné příjemce, rizika i způsob kontroly.
Příloha patří jen k odpovídající zprávě
Modul Přílohy do e‑mailu pro PrestaShop umožňuje navázat nahraný soubor, PDF fakturu nebo PDF dodací list na vybrané objednávkové šablony a jazyky. Obchod tak nemusí stejné dokumenty přikládat ručně ke každé objednávce.
- obchodní nebo provozní PDF lze poslat s potvrzením objednávky,
- fakturu lze připojit až ke zprávě odpovídající skutečnému vystavení dokladu,
- dodací list může navazovat na expedici místo prvního potvrzení,
- pravidla lze rozdělit podle jazykové verze zprávy.
Před zapnutím faktury je potřeba ověřit, zda ji stejný e‑mail už neposílá přímo PrestaShop nebo jiný modul. Dvě shodné přílohy zákazníka matou a zbytečně zvětšují zprávu.
BCC kopie je interní provozní nástroj
Pro kontrolní schránku lze použít Mail Copy pro PrestaShop. Přidává skrytou BCC kopii ke zprávám, které odcházejí standardní cestou PrestaShopu, a nemění původního příjemce.
Do BCC patří pouze důvěryhodná interní schránka s omezeným přístupem. Kopie může obsahovat jméno, adresu, objednávku, fakturu nebo další osobní údaje. Špatně zadaná adresa proto není drobná konfigurační chyba, ale možné předání zákaznických dat cizímu příjemci.
Kontrolní kopie nemá nahrazovat správně vedenou objednávku ani záznamy o odeslání. Je to doplněk pro dohled, nikoli druhý archiv všech zákaznických dat bez pravidel.
Jak nastavení bezpečně otestovat
- Sepište používané e‑mailové šablony, stavy objednávek a dokumenty, které k nim skutečně patří.
- Odešlete testovací objednávku v každém důležitém jazyce a s hlavními platebními metodami.
- Zkontrolujte názvy, obsah a počet příloh i velikost celé zprávy.
- Ověřte hlavního příjemce, BCC schránku a to, že se stejná adresa nevkládá dvakrát.
- Prověřte doručení, spamovou složku a chování zprávy při chybějícím nebo dosud nevystaveném PDF.
Kdy samotné moduly nestačí
Individuální napojení je potřeba, pokud vlastní modul obchází standardní odesílání PrestaShopu, dokument vzniká v externím účetnictví nebo se příloha vybírá podle produktu, dopravy či zákaznické skupiny. Nejprve se určí, kdy je dokument závazně připravený a kdo ho smí dostat.
Zapojení můžeme prověřit v rámci úprav PrestaShopu na míru. Doručování, naplánované úlohy a provozní chyby řeší také správa PrestaShopu.
Výhoda pro zákazníky Zserveru
Ověření zákazníci hostingu Zserveru získávají podle aktuálních podmínek zCommerce slevu 25 % na moduly a standardní instalaci podporovaného modulu zdarma. Při instalaci je přesto nutné domluvit přesné šablony, příjemce a dokumenty.
